REGISTRO DE AUTORIDADES

Afinal de contas quem é, de fato, autoridade em eventos públicos e privados?

O Decreto 70.274 define como autoridades, trocando em miúdos, todos os cargos de gestão da esfera pública (presidente, vice, ministros, governadores, prefeitos, etc), o chamado “mundo oficial”. E nós, cerimonialistas, incluímos nesta lista o alto escalão de empresas privadas, seguindo a mesma lógica do decreto.

Eu não tenho conhecimento de uma lei que determine que tipo de tratamento devem receber os altos executivos de empresas privadas, no entanto, em respeito a Instituições de grande projeção no mercado e na sociedade como um todo, eles são tratados como se autoridades fossem. É interessante considerar também as possíveis parcerias e bom relacionamento do anfitrião com as empresas convidadas, sendo de bom tom oferecer a eles um tratamento diferenciado. É claro que nenhum deles terá precedência sob um órgão público cujo representando máximo estiver presente, porém sua presença será destacada e seu lugar à mesa de honra determinado, quando for o caso.

Ao elaborar o mailing-list para envio dos convites, nós já podemos fazer uma seleção (junto ao cliente/diretor) de quem será convidado em cada esfera da sociedade. A partir desta seleção a estratégia para identificação destas pessoas deverá ser pensada.

Na entrada do evento pode, e deve, ser montada uma barricada recepção com profissionais qualificados, preparados e munidos das listas de convidados para assim identifica-los. É possível usar a mesma lista para autoridades públicas e privadas, desde que tudo em ordem alfabética e com o nome da instituição claramente descrito. A pessoa deve ser abordada com delicadeza e ao confirmar o nome do convidado na lista, as nominatas (fichas de identificação) devem ser elaboradas e encaminhadas à coordenação do cerimonial, que montará a mesa de honra, as citações do anfitrião e do mestre de cerimônias.

Sempre que possível, é importante organizar um espaço reservado para que estas pessoas possam interagir com o anfitrião do evento antes do início da solenidade. É um momento estratégico.

É bom lembrar que nem todos os convidados são autoridades. São destacados apenas os cargos mais elevados das esferas, além de personalidades, pesquisadores, técnicos ou pessoas que tenham ligação direta e decisiva com o tema do evento. Esta classificação deve ser feita previamente pelo cerimonial e aprovada pela diretoria que promoverá o evento. Aqueles que não constarem na lista de autoridades devem ser encaminhados, delicadamente, ao local do evento para se posicionar e aguardar seu início.