RSVP – Réspondez S’il Vous Plait

Em Português, “Responda por favor”, este método de confirmação de presença é usado tanto em eventos sociais quanto corporativos. É disponibilizado no convite um telefone ou email por meio dos quais o convidado deve entrar em contato com o organizador do evento (Cerimonial/produtora) para confirmar a sua presença ou informar sua ausência.

Ao elaborar a lista de convidados o anfitrião deve estabelecer o número limite de pessoas que será capaz de receber. É interessante que a lista seja segmentada por grupos como: família, trabalho, amigos ou mundo oficial (governo) estadual, municipal, parceiros, clientes, para que a confirmação seja mais ágil e organizada.

A utilidade do método perpetuou-se pela necessidade dos anfitriões em controlar o número de presentes em seus eventos. No caso de eventos sociais o RSVP permite que o anfitrião controle o número de pessoas diretamente com o Buffet contratado para o evento, podendo aumentar até na semana de realização. Nos corporativos além desta funcionalidade, o RSVP permite que as empresas saibam quais autoridades, celebridades ou empresários estão aderindo ao seu evento; o que pode interferir diretamente na mídia espontânea para a sua marca.

E este recurso funciona de fato? O RSVP é um método passivo onde a pessoa deve entrar em contato e isso nem sempre acontece. Em minha experiência pessoal, sua utilização apresentou resultados, porém mais lentos, enquanto a confirmação ativa (Call Center) foi mais efetiva. O detalhe do modo ativo é que ele representa aumento de custos, enquanto a forma passiva é gratuita.

O ideal seria combinar os dois, por exemplo, obtendo o email dos convidados e mandando uma notificação eletrônica próxima ao evento, ou contato de celular para envio de SMS, que representa um custo menor. Atualmente, com o poder das redes sociais, a confirmação pode ser feita também através de perfis que permitam a interação entre convidado, organizador e anfitrião.

Ao planejarmos um evento é importante sabermos qual a necessidade do cliente no que diz respeito à confirmação, para que possamos orientá-lo indicando o formato mais adequado para suas expectativas.